Category: Digitalisering

I december 2018 udgav Dansk IT en digitaliseringsguide for SMV’er. Den blev udgivet på bagrund af, at flere undersøgelser pegede på et digitalt efterslæb i netop dette virksomhedssegment. En simpel Google-søgning i februar 2021 bekræfter at det digitale efterslæb stadig truer med at være skyld i et tilsvarende forretningsmæssigt efterslæb.

Tænk bredt

I Danmark bliver termen digitalisering brugt ret bredt og synes at omhandle al transformation af arbejdsopgaver eller -processer som tidligere blev udført manuelt, og som nu bliver gjort automatisk ved hjælp af en form for software, en robot, eller en helt tredje teknisk løsning.

Når man skal tage fat på digitalisering er det er vigtigt at forstå og skelne mellem simpel digitalisering af data, hvordan de digitaliserede data kan benyttes til at tilføre ny værdi, digitalisering af en serviceydelse, digital integration mellem forretningspartnere, eller inddragelse af ny teknologi til at forbedre produktivitet, produktudvikling eller produkter.

For at igangsætte (tanke)processen hos slet-ikke-digitaliserede SMVer kan det derfor være hjælpsomt at skelne mellem forskellige ovenstående elementer.

Hvad er det for en størrelse?

Digitalisering betyder derfor ikke nødvendigvis det samme for alle virksomheder. Der findes ikke en helt fastlagt digitaliseringstilgang eller skabelon som passer alle.

Digitalisering kan godt indføres på et enkelt område i virksomheden uden at man sætter en altomfattende digitaliseringsstrategi i gang. Det er dog indlysende at man gør sig selv en stor tjeneste ved at tage et samlet kig på virksomhedens drift og fremtidsplaner inden man går i gang med planlægningen. Men – hvis man er usikker på vejen frem kan man godt dyppe tæerne i den lave ende af bassinet uden nødvendigvis at skulle investere massivt i ny infrastruktur, medarbejderuddannelse, procestransformationer, licenser og udstyr – og der er desuden mulighed for støtte gennem Vækstfonden.

Det er derude

Der eksisterer allerede mange forholdsvis let implementérbare digitale løsninger til de mangeartede aktiviteter der foregår i en virksomhed. Et par eksempler på den digitale mangfoldighed, og uden at det skal fremgå som nogen form for personlig anbefaling, kunne man pege på eksempelvis Scrive som leverer fleksible løsninger til dokumenthåndtering (godkendelsesflow mv.) som nok kunne lette byrden for de fleste SMV’er med kontrakthåndtering i ind- og udland. Eller hvad med Tribalee som er et fransk EX-værktøj på en digital platform der kan hjælpe virksomheden med at hænge sammen ved hjælp af teambuilding i disse arbejd-hjemme og fjernledelsestider?

Ønsker man at gå mere klassisk til værks kunne det være med at digitalisere de daglige papirbaserede rutiner som anvendes til at administrere råvareforbrug i en smedevirksomhed for at optimere arbejdsgangen (så medarbejderne ikke skal løbe spidsrod med papirlapper mellem lager og kontorer for at plukke råvarer), og for bedre at kunne detailstyre løbende udgifter til lagerbeholdning.

Senest talte jeg med en ejer af et hotel og konferencecenter som har benyttet den i høj grad ufrivillige Covid-19-ro til at få udskiftet låsene på værelserne fra et individuelt nøglesystem, til et app-baseret system der nemt kunne integreres med bookingsystemet.

Fordelene er mange

For hver gang man digitaliserer en funktion, en arbejdsgang eller -process giver det dels en unik mulighed for at kigge nærmere på effektiviteten af netop den del af forretningen før man sætter i gang, og dels får man efterfølgende en helt ny mulighed for at analysere de data den digitaliserede del af forretningen nu genererer. Det tilfører høj merværdi på længere sigt ud over den optimering man har opnået ved blot at digitalisere af den simple årsag at man løbende langt hurtigere kan justere på arbejdsgangen på baggrund af faktiske produktionsdata der nu tikker automatisk ind.

Læg dertil at manuelle arbejdsopgaver ofte lægger uforholdsmæssigt stort beslag på medarbejderne som i de fleste tilfælde er den dyreste resource, og disse medarbejderresourcer kan nu delvis frigives til at løse mere værdifulde opgaver for virksomheden.

Digitalisering og EX

Jeg vil påstå at langt den overvejende del af den danske arbejdsstyrke er digitaliseringsparate og er overordentlig kompetente udi håndteringen af en digitaliseret hverdag. I Danmark kommunikerer vi digitalt med det offentlige og streamer lystigt underholdning på forskellige mobile enheder. Omend der kan være udfordringer er digitalisering ikke påvirket negativt af en dyb generationskløft. Det grå guld er med på vognen. I vores del af verden pryder vi os jo også gerne med den nordiske ledelsesmodel som på sin side kræver en veluddannet medarbejderskare der kan selv.

På den anden side er der en meget stor del af den lidt yngre danske arbejdsstyrke som er så vant til en gennemdigitaliseret hverdag at det kan mindske arbejdsglæden, og dermed produktiviteten, hvis de dagligt skal kæmpe med unødigt besværlige manuelle arbejdsgange der hænger håbløst bagud hvis man ser på digitaliseringen af samfundet generelt. Min erfaring er, at en virksomheds digitaliseringsniveau også kan have indflydelse på virksomhedens evne til at fastholde de gode medarbejdere.

I ❤️ Digitization

Nu er det jo ikke fordi al (én-til-én) digitalisering helt implicit bare er godt …

André Rogaczewskis eksperiment på DR2 med »Bossen og plejehjemmet« viste jo med al tydelighed at digitalisering også, som nævnt ovenfor, bør inkludere en gennemgang af de eksisterende arbejdsgange, og den mulighed det giver for at smidiggøre virksomhedens evne til dynamisk at tilpasse sig det marked de opererer i. Tilfører alt det den nuværende manuelle arbejdsgang indeholder værdi eller ej? Hvis ikke, skal det naturligvis heller ikke med i en digital arbejdsgang.

Det skal sådan set heller ikke fremstå alt for forsimplet for der kan naturligvis være store driftsmæssige udfordringer i at forny en underskov af ikke-integrérbare systemer. Udfordringen er stor i virksomheder hvor de eksisterende systemers sammensætning eller rigiditet potentielt står i vejen for virksomhedens videre digitale udvikling. Det kan gøre det meget sværere at tage den ubehagelige, men måske nødvendige, beslutning om at flytte helt eller delvist til nye og mere fleksible løsninger. Under alle omstændigheder må ledelsen, og måske bestyrelsen, se nøgternt på fakta og få lagt en plan for fremtiden inden det er systemerne der bestemmer udviklingen af forretningen.

Flere integrationsmuligheder

Mange SMVer opererer udelukkende i et B2B marked. I disse SMVer er man ofte i naturligt tæt samarbejde med partnere både i Danmark og i andre lande. Digitalisering kan forbedre evnen til at integrere arbejdsflow mellem diverse partnere og gør virksomhederne i stand til at tilbyde kunderne et mere fleksibelt produkt – og måske tilmed mere indsigt i konfigurationen af produktet eller den udbudte service. Start eventuelt med at spørge ind til digitaliseringsplanerne hos de nærmeste partnere og find ud af hvordan, eller om, deres planer og jeres planer passer sammen. Tænk på i hvor høj grad konfigurationssoftware er blevet en forventet del af eksempelvis bilsalg hvor kunden selv konfigurerer sin nye bil hjemme fra sofaen.

Eller helt nede på jorden: hos McDonald’s hvor man i mange restauranter nu slipper for køen ved selv at “konfigurere” bestillingen, hvilket frigiver medarbejdernes tid så de kan yde bedre service – og i medgift slipper man for de kunder der efter en halv time i køen kommer frem til kasseapparatet og først dér påbegynder tankerækken der skal føre til en bestilling …

Beslutninger, beslutninger

I hverdagen bygger de fleste rationelle beslutninger vi tager på erfaring og sund fornuft. Digitalisering er ingen undtagelse.

Hvordan passer digitaliseringsinitiativer ind i den nuværende strategi for virksomheden?

Skal digitalisering være på dagsordenen til bestyrelsens årlige strategiseminar? Ja, det skal det.

Husk at der er masser af gode råd og starthjælp at hente hos eksempelvis DI og SMVdigital, om hvordan man kommer i gang.